Gestão eletrônica de Notas

Faça a gestão das suas notas e evite penalidades

A melhor maneira de manter a sua empresa sempre no caminho certo e ainda poder concentrar as energias para obter resultados positivos é que você faça a gestão das suas notas.

Isso porque empresas que não focam em realizar uma gestão eficiente nesse processo podem acabar sendo penalizadas por não apresentarem o arquivo XML de notas fiscais eletrônicas (NFes).

Esse tipo de questão geralmente é identificado diante de uma fiscalização realizada por parte do setor contábil da sua empresa – e o resultado pode ser um grande e difícil problema no final das contas!

Se você tem duvidas acerca de quais são as penalidades ou até mesmo quer entender melhor como evita-las e manter sua empresa sempre de acordo com a legislação brasileira, continue acompanhando o conteúdo desse artigo a seguir!

 

Faça a gestão das suas notas e mantenha as penalidades afastadas da sua empresa!

Para quem tem duvidas o XML é uma espécie de acrônimo para o termo Xtensible Markup Language – refere-se a uma linguagem de marcação elaborada pelo consórcio glocal W3C (um dos maiores criadores de soluções para internet do mundo)

O software Simplificado possibilita às empresas baixarem as NFes emitidas contra o seu CNPJ  por meio de uma integração com a Secretária da Fazenda.

Esse tipo de ferramenta facilita, e muito a rotina administrativa das empresas, e permite que as consultas de notas fiscais e armazenamento das mesmas sejam muito mais simples e ágil.

Vale destacar que todo esse processo evita que uma empresa acabe passando por algum processo ou sendo acusada por penalidades, segundo a Legislação brasileira.

Quando ocorre alguma transação de compra e venda, é muito comum que as partes envolvidas no processo acabam não se preocupando que aconteçam eventuais problemas – mas como você deve saber, eles são absolutamente possíveis!

E quando ocorre isso a regra é muitos simples: será que a empresa se resguardou e manteve o XML da nota fiscal armazenada?

Se esse procedimento não acontece, como a empresa poderá garantir que se está de fato correta diante de qualquer acusação contra ela?

 

Quais os riscos de não armazenar as notas fiscais corretamente?

De acordo com as leis brasileiras, a nota fiscal deve ser mantida junto á empresa pelo prazo de pelo menos cinco anos.

Esse prazo é considerado limite para que a divida prescreva – nesse momento nem a empresa ou o Governo podem realizar a cobrança das dividas que possam estar atrasadas!

Se por acaso a empresa falhar com relação a essa obrigatoriedade, ela corre o risco de receber uma punição bastante severa.

Outro ponto é que sem estar com a nota fiscal, a empresa também não poderá realizar a venda de equipamentos que eventualmente não esteja usando mais, por exemplo. Isso porque ela não terá mais os comprovantes fiscais referentes a esses bens que possibilitem a sua entrega para os futuros compradores.

Fora as questões referentes a fiscalização, armazenar as notas ficais é determinante para se obter maiores garantias acerca dos produtos que uma determinada loja usa ou até mesmo vende.

Outra ocorrência que pode ser possível também é acontecer, por exemplo, um tipo de cobrança indevida que pode acontecer por meio de concessionárias de água, luz, telefone, imposto de renda, aluguel, entre outros. Por esse motivo é fundamental procurar sempre que possível se prevenir mantendo as notas ficais muito bem guardadas pelo prazo indicado pela legislação.

Um adendo importante: as NFes têm um maior número de informações do que efetivamente vemos. Esse ponto pode ser muito utilizado para favorecer a empresa agregando mais possibilidades e decisões gerenciais.

 

Como armazenar das notas fiscais de forma assertiva?

Muitas empresas acabam fazendo a emissão de inúmeras notas em apenas um único dia, e diante de uma grande quantidade de documentos é importante contar com um a boa ferramenta de gestão!

Isso porque todos os XMLs devem ser organizados de maneira que as notas fiscais possam ser facilmente identificadas, sem se correr um grande risco de acabar perdendo tempo demais ou até mesmo não encontrar notas que sejam consideradas importantes.

Faça a gestão das suas notas eficiente, e consiga armazenar perfeitamente suas documentações sem que seja necessário depender de e-mails e mais e-mails para receber os XMLs e ainda conquiste uma maior agilidade em todos o processo administrativo!

Se você não conhece o Simplificado, entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração.

 

Consulta NFe Simplificado

Como consultar Nota Fiscal (NF-e) de saída (emitida) direto da SEFAZ?

Hoje em dia quem precisa consultar Nota Fiscal (NF-e) acaba recorrendo aos serviços promovidos pela SEFAZ – porém isso é possível somente com as notas de entrada!

Já quando se trata das notas de saída (que tenham sido emitidas), a SEFAZ apenas tem o compromisso de somente apresentar um resumo de todo o evento referente à nota eletrônica que tenha sido previamente emitida.

Outro ponto é que esse resumo só é possível também em casos onde o destinatário (no caso, o cliente) tenha feito a chamada “Manifestação do Destinatário”.

Vale destacar que essa manifestação ainda não é um processo obrigatório e fica somente restrito para pessoas jurídicas, bem como também não existe alguma garantia que viabilize o resgaste de informações referente ás notas de saída.

Para exemplificar, podemos citar casos de empresas que realizaram a emissão de uma determinada nota fiscal. No ato do recebimento, o cliente em questão poderá ter feito uma manifestação da nota.

Quando isso ocorre, a empresa geralmente recebe de pronto as informações da Nota Fiscal Eletrônica e consegue realizar consultas por meio do CNPJ apenas. Mas se por acaso o cliente não tomar essa atitude, a empresa em questão não poderá ter acesso às informações!

 

Consultar Nota Fiscal (NF-e) – Como você também pode baixar os arquivos XML das suas notas de saída?

Por meio da própria SEFAZ a empresa consegue fazer consultas e também baixar os arquivos XML das notas de saída, por meio do Portal Nacional da NF-e.

Essa consulta exige que a empresa tenha em seu poder a Chave de Acesso referente, bem como o Certificado Digital.

Vale destacar que é essencial que o usuário tenha em mente que, diferentemente da Manifestação (que somente é feita por pessoas jurídicas) o download dos arquivos XMLs pode ser feito por ambos os perfis – jurídico e físico.

Mas se a questão é referente à lotes de Chaves de Acesso, todo o processo em questão pode acabar sendo extremamente repetitivo e moroso, bem como exige um grande esforço e tempo para sua execução – o que sabemos que nunca é relevante para qualquer processo administrativo de uma empresa.

 

Mas como agregar mais facilidades e melhor desempenho nesses processos?

A melhor medida a ser adotada por uma empresa é contar com uma ferramenta de gestão. Isso porque esse tipo de aplicação permite que se realize o resgaste de todas as notas fiscais de uma só vez, visando um processo mais automatizado e ainda eliminando a necessidade se se recorrer ao uso de um CAPTCHA!

Além disso, por meio de um software a empresa também consegue identificar quando seu cliente fez uma Manifestação acerca da nota gerada. – E isso é possível por meio de uma rápida e simples pesquisa por meio do CNPJ!

 

Saiba mais sobre o Simplificado e como ele pode contribuir com a sua rotina administrativa!

Confira abaixo porque essa ferramenta de gestão propõe uma maior otimização dos seus processos administrativos e segurança para a consulta, emissão de NFe e CTe e também armazenamento:

  • Maior praticidade: O Simplificado possui integração com a Secretária da Fazenda Federal e isso quer dizer que você terá a disposição da sua empresa o recebimento automatizado dos arquivos XML, bem como de outros arquivos. Como já dissemos anteriormente, o tempo para uma empresa é um fator determinante para um bom desempenho e agregar processos automatizados é um excelente recurso sempre!

 

  • Segurança sempre: Os arquivos XML poderão ficar tranquilamente armazenados em nada mais, nada menos, do que o maior data center do mundo – estamos falando do AZURE (by Microsoft). Isso permite muito mais segurança e tranquilidade para a empresa, principalmente porque o Simplificado se dedica a realizar backups regulares em seus servidores (sempre levando em consideração todas as normas de seguranças necessárias).

 

  • Agilidade no dia a dia: Realizar buscas de Notas Fiscais não algo rápido quando não se utiliza um sistema de gestão eficiente, mas por meio do Simplificado o cenário é muito mais positivo! Com a ferramenta o processo é muito mais dinâmico, ágil e intuitivo, exigindo apenas alguns segundos para realizar essa função!

Consultar Nota Fiscal (NF-e) é muito mais simples e eficiente por meio de uma poderosa ferramenta de gestão financeira online!

NFC-e Simplificado

O que é a NFC-e?

A NFC-e é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, um documento totalmente eletrônico que vem para substituir as notas fiscais de venda ao consumidor e o cupom fiscal.

A NFC-e vem com o intuito de informatizar os cupons fiscais, registrando todas as vendas, assim podendo ser vistas pelo consumidor posteriormente, se tornando assim muito mais fácil de se fazer a consulta.

É importante saber que a partir do momento em que você adere à NFC-e é impossível voltar atrás, ou seja, deverá continuar emitindo a nota a partir do momento em que decide aderir.

Como eu consulto a NFC-e?

A maneira de consultar a NFCe é com a leitura do QR Code que será impresso no DANFe-NFCe. Uma outra maneira possível é consultar através do portal estadual da NFCe utilizando a chave de acesso contida em seu DANFe.

Como é emitida a NFC-e?

A NFC-e é emitida ao consumidor pela empresa que utiliza um Programa Emissor que será escolhido pela mesma, já que a Secretaria da Fazenda não possui um Programa Emissor próprio. Depois de ser criada de maneira eletrônica a NFC-e será transmitida para a Secretaria da Fazenda via online.

Caso existam problemas técnicos durante a emissão da NFC-e, a nota poderá ser emitida de maneira off-line, sem a prévia autorização do Fisco, podendo transmiti-la à Secretaria da Fazenda em um prazo de até 24 horas.

No caso de emissão em contingência deverá constar obrigatoriamente no DANFE NFC-e a mensagem “EMITIDA EM CONTINGÊNCIA”.

Quais são os benefícios para as empresas emissoras?

  • Redução de custos com:

– Dispensa de obrigatoriedade de adoção de equipamento fiscal para emissão de NFC-e;

– Não exigência de qualquer tipo de homologação de hardware ou software;

– Possibilidade de uso de Impressora não fiscal;

– Simplificação de obrigações acessórias (dispensa de redução Z, leitura X, mapa de caixa, aposição de lacres, registros em atestados de intervenção);

– Não exigência da figura do interventor técnico;

– Uso de papel com menor requisito de tempo de guarda;

  • Transmissão em tempo real ou online da NFC-e
  • Redução significativa dos gastos com papel;
  • Integrado com programas de cidadania fiscal;
  • Uso de novas tecnologias de mobilidade;
  • Flexibilidade de expansão de pontos de venda no estabelecimento sem necessidade de obtenção de autorização do Fisco;
  • Possibilidade, a critério do consumidor, de impressão de documento auxiliar resumido, ou apenas por mensagem eletrônica;
  • Integração de plataformas de vendas físicas e virtuais.

Quais são os benefícios para o consumidor?

  • Possibilidade de consulta em tempo real ou online de suas NFC-e no portal da SEFAZ;
  • Segurança quanto à validade e autenticidade da transação comercial;
  • Possibilidade de receber DANFE da NFC-e Ecológico (resumido) ou por e-mail ou SMS.

Como é feito o armazenamento da NFC-e?

A obrigatoriedade de armazenamento por 5 anos ainda será válida mesmo com a passagem para a NCF-e. A partir do momento em que esta emissão se torna completamente eletrônica, serão necessárias novas ferramentas para que este armazenamento seja feito.

O armazenamento pode ser feito direto no disco de seu computador, em algum sistema de backup de sua preferência ou por um serviço de armazenamento em banco de dados.

Entre em contato com a nossa equipe comercial e solicite maiores informações, estaremos prontos para lhe atender:

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