Guarda e consulta de NFe

Devo armazenar as NFe: por quanto tempo e como fazer isso?

Toda empresa precisa saber que o armazenamento de NFe e CTe é uma prática obrigatória tanto para o emissor quanto para o destinatário! Mas por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais?

Antes de saber a resposta mais adequada para essa questão é importante salientar que não é suficiente apenas receber os arquivos XMLs e sair armazenando e pronto!

É muito importante certificar-se da sua autenticidade do arquivo e também conferir se a NFe está de fato autorizada.

Muitas empresas têm acesso ao arquivo XML por meio do seu e-mail e por hábito acabam deixando os mesmos anexados como uma maneira de mantê-los guardados para consultas futuras – mas essa prática não é em nada recomendável.

Isso porque a gestão dessa maneira requer muito mais esforço, tempo e trabalho, o que torna o processo muito mais moroso e ineficiente!

O mais indicado é contar com ferramentas de gestão bem estruturadas e que sejam integradas com a Secretária da Fazenda Federal – como é o caso do Simplificado!

 

Por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais – saiba qual o prazo estabelecido de acordo com a legislação brasileira!

Segundo a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 “O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações. Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente”.

O arquivo XML é gerado durante a emissão da NFe e tem como objetivo realizar o registro detalhado de todas as transações efetuadas – nesse sentido o arquivo XML refere-se à própria Nota Eletrônica, que pode registrar até mesmo informações como as descritas abaixo:

  • Dados referentes a NFe, considerando valor total, modelo, número, datas de emissão e também série.
  • Informações acerca do emitente e também do destinatário.
  • Informações do ICMS
  • Informações para conhecimento de transporte.

Com base no trecho destacado acima e diante dos aspectos acerca do XML, a legislação indicada que esse arquivo deve ser guardado por pelo menos 5 anos por parte do fornecedor e também do empregador.

O arquivos se faz essencial diante de eventuais situações como troca  de um determinado produto ou até mesmo quando a própria Receita Federal faz a solicitação da mesma.

Se por acaso a empresa em questão perder o arquivo XML, poderá ter que realizar o pagamentos de multas elevadas, que chegam a passar do valor de mil reais para cada um dos documentos que estiverem faltantes.

Vale destacar que todos os contribuintes do ICMS, independente de ser ou não pertencente ao Simples Nacional, são obrigados a seguir esse procedimento de armazenamento do arquivo XML – isso também é válido para os contribuintes do ICMS que sejam destinatários!

É fundamental que ambos, destinatário e emitente, procurem manter os arquivos em formato digital pelo prazo determinado por lei para evitar eventuais dores de cabeça durante sua vigência.

Se o documento for solicitado, os arquivos deverão ser apresentados em sua versão digital junto à administração tributária.

 

Mas como manter os arquivos XML armazenados adequadamente?

A melhor maneira de fazer isso é contar com os recursos de uma ferramenta de gestão eficiente!

O software Simplificado agrega uma série de benefícios, segurança e muita praticidade para esse processo administrativo. Confira abaixo:

  • Praticidade: O sistema é totalmente integrado a Secretária da Fazenda Federal e permite o recebimento automático dos arquivos XML, bem como de demais arquivos. Isso permite uma maior praticidade e agilidade em todo processo, garantindo uma maior otimização de tempo!
  • Segurança: Os arquivos podem ficar armazenados no maior data center do planeta – o Azure. Os backups também são feitos com uma maior frequência, garantindo muito mais segurança e tranquilidade para a empresa.
  • Agilidade: O processo de procurar Notas Fiscais nunca é algo muito simples, principalmente quando se trata de armazenadas anexadas no e-mail da empresa. Por meio da ferramenta é possível otimizar essas buscas e evitar consideravelmente o uso de e-mails no dia a dia para essa prática

Agora que você já sabe por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais, conheça o Simplificado e facilita a rotina administrativa da sua empresa!